Prawnicy poszukują narzędzi oszczędzających czas pracy
Szeroki rynek usług prawnych w Polsce ciągle ewoluuje. Eksperci przewidują, że w ciągu kilku najbliższych lat zmieni się on za sprawą większego wpływu usług informatycznych. Wciąż jednak obciążenia prawników, niezależnie od dziedziny, w której pracują pozostają te same – konieczność powtarzania rutynowych czynności, a także dodatkowe zajęcia administracyjne, które pochłaniają dużą czasu.
Z raportu „Diagnoza potrzeb prawników w zakresie wykorzystywania narzędzi informatycznych w usługach prawniczych” przeprowadzonego na zlecenie LegalTech Polska wynika, że dwa główne, najbardziej uciążliwe zadania to rejestracja czasu pracy oraz rozliczanie zleceń, które wymuszają konieczność ewidencjonowania drobnych czynności oraz wymagają weryfikacji ich poprawności.
Co ciekawe, pozyskanie nowego klienta oraz problematyka konkurencyjności znalazły się dopiero na trzecim miejscu zestawienia.
Prawnicy wiedzą co robić
Ponad połowa respondentów podejmuje lub już uczestniczy w działaniach mających na celu zmniejszenie obciążeń przy realizacji czasochłonnych zadań, często niemerytorycznych. Pomocne w tym, są wszelkiego rodzaju narzędzia informatyczne, na które rynek jest otwarty, a inwestycja w technologie stanowi wysoki priorytet.
Spośród popularnych narzędzi informatycznych używanych przez prawników – prócz tych służących do pozyskiwania aktualnych informacji prawnych, – na trzecim miejscu znalazły się wszelkiego rodzaju komunikatory internetowe. W przeszłości, głównie za sprawą wysokiego poziomu bezpieczeństwa popularnym narzędziem było BlackBerry. Z czasem jednak za sprawą coraz mniejszej popularności wiele osób zrezygnowało z jego stosowania. Warto jednak nadmienić, że to właśnie prawnicy stanowią jedną z pierwszych profesji, która poszukuje wszelkiego rodzaju nowinek technologicznych do zdalnej komunikacji z klientem.
Centrum pracy zespołowej w kancelarii
Jednym z narzędzi, które przyspiesza przepływ informacji, a tym samym ogranicza niepotrzebną korespondencję e-mail jest Microsoft Teams, wchodzący w skład pakietu Microsoft 365. Zastosowanie tego rozwiązania w kancelarii prawnej ma na celu nie tylko usprawnić pracę, ale także zadbać o bezpieczeństwo, zgodnie z wymaganiami RODO (GDPR).
Na przykładzie wybranych sytuacji warto podkreślić trzy główne zalety zastosowania pakietu Microsoft 365:
Wspólna i szybsza edycja – opiniowanie pliku (np. umowy dla klienta) jest możliwe w czasie rzeczywistym poprzez wspólną edycję w ramach synchronizacji z popularnymi aplikacjami typu Word, Excel, PowerPoint. Klient lub pracownik kancelarii może uczestniczyć w trakcie sesji z kilkoma osobami wspólnie edytować ten sam plik.
Bezpieczna korespondencja – oprogramowanie umożliwia klasyfikację danych i określenie dostępu tylko dla autoryzowanych osób – także w zakresie wiadomości e-mail. Narzędzie chroni przed nieuprawnionym odczytem danych na przykład w sytuacji, gdy prawnik omyłkowo wysłał e-mail do błędnego adresata.
Dostępność – dokumenty dostępne są z dowolnego miejsca. Pracownicy otrzymują stały dostęp do danych na każdym urządzeniu dzięki zsynchronizowanej usłudze w chmurze.
28 listopada Integrity Partners zaprasza na interaktywny webinar, w którym przedstawimy w jaki sposób Microsoft Teams w pakiecie Microsoft 365 wpływa na usprawnienie pracy prawników i kancelarii prawnych, a także spełnianie wspiera realizację wytycznych Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych RODO (GDPR).
Szczegóły dotyczące wydarzenia oraz pełny program webinaru dostępne są na stronie: https://integritypartners.pl/sprawna-kancelaria/
Narzędzie Microsoft Teams zrewolucjonizowało współpracę zespołową w firmach, wykorzystując działania w chmurze zintegrowane z popularnymi aplikacjami Office. Od października 2018 roku komunikator Skype dla firm został wycofany, a za jego następcę uznaje się właśnie Microsoft Teams. Szeroki rynek usług prawnych w Polsce ciągle ewoluuje. Eksperci przewidują, że w ciągu kilku najbliższych lat zmieni się on za sprawą większego wpływu usług informatycznych. Wciąż jednak obciążenia prawników, niezależnie od dziedziny, w której pracują pozostają te same – konieczność powtarzania rutynowych czynności, a także dodatkowe zajęcia administracyjne, które pochłaniają dużą czasu.do współpracy zespołowej Slack.
Obserwując rosnący trend wykorzystania usługi Microsoft Teams można się spodziewać ograniczenia ilości korespondencji – głównie wśród pracowników.
Dane opracowano na podstawie raportu: „Diagnoza potrzeb prawników w zakresie wykorzystywania IT w usługach prawnych” zrealizowanego przez Dział Badań i Analiz Centrum Zarządzania Innowacjami i Transferem Technologii Politechniki Warszawskiej we współpracy z Fundacją LegalTech Polska.