Microsoft Teams i jego platforma webinarowa – poznaj „Zdarzenia na żywo”

W ostatnim czasie producenci platform webinarowych przeżywają oblężenie, serwery „padają jak muchy ”, a dział wsparcia klienta kolejkuje zgłoszenia klientów. Nagła pandemia koronawirusa wymusiła przeniesienie szkoleń do sieci i postawiła przed przyszłymi klientami pytanie, która platforma do webinarów jest najlepsza? Być może będzie to „nowy gracz” od Microsoft? 

Jak działa Microsoft Teams Live Events?

Zdarzenia na żywo w aplikacji Microsoft Teams to usługa umożliwiająca transmisję wideo dla większej ilości uczestników w tym samym czasie. Jest ona uznawana za następcę Skype Meeting Broadcast i ostatecznie ma ją wkrótce zastąpić. Spójrzmy najpierw na diagram prezentujący powiązane narzędzia i osoby:

Schemat Teams Live Events

Organizacja wydarzeń w ramach Microsoft Teams Live Event umożliwia zaangażowanie różnego typu osób odpowiedzialnych za dane czynności. Przykładowo możemy przydzielić wybranym osobom z naszego zespołu rolę producenta lub prowadzącego. Każdy z nich będzie miał inne uprawnienia. Schemat pokazuje także, że usługę można zsynchronizować z innymi platformami, odpowiadającymi np. za analitykę czy VOD. Nagrania spotkań zapisywane są w powiązanej usłudze Microsoft Stream.

Planowanie wydarzenia

Planowanie webinaru jest proste i intuicyjne. W aplikacji Microsoft Teams, w zakładce Kalendarz, wystarczy rozwinąć pasek przy planowaniu spotkania i wybrać „Zdarzenie na żywo”

Planowanie spotkania na żywo

W kolejnych krokach nadajemy wydarzeniu tytuł, wskazujmy jego lokalizację, daty i godziny emisji, krótki opis. Należy zwrócić uwagę na pozycję „Zaproś osoby do swojej grupy zdarzenia”. To właśnie tu delegujemy poszczególnym członkom zespołu ich role. Możemy także zaprosić osoby spoza zespołu (np. zewnętrznego prezentera)  

Konfiguracja zdarzeń na żywo

W kolejnych krokach organizator dokonuje wyboru grupy odbiorców, którzy będą mogli dołączyć jako widzowie do planowanej transmisji:

  • Dostępne wyłącznie dla osób i grup (ograniczając je dla wybranych osób w organizacji)
  • Dostępne dla całej organizacji (i wyłącznie dla osób z nią powiązanych)
  • Dostępne publicznie (otwarte dla wszystkich – w przypadku webinarów skupimy się na tym wariancie)

Należy także określić jaki będzie sposób transmisji na żywo. Dlaczego jest to ważne? Jedno z najczęściej pojawiających się pytań dotyczy dostępności nagrania po zakończeniu wydarzenia. Owszem, Teams Live Events udostępnia taką funkcjonalność i to na dwa sposoby:

  • Nagranie w ramach zdarzenia na żywo może być dostępne dla uczestników w trakcie całego wydarzenia (wówczas uczestnik może np. wrócić do danego momentu.)
  • Nagrywane w tle i dostarczenie do uczestników po jego zakończeniu lub wyłącznie na użytek własny organizatora.

Ostatni etap to wybór narzędzi, których uczestnicy mogą używać. Na ten moment są to:

  • Sesja pytań i odpowiedzi – To organizator decyduje, na które z nich odpowie w trakcie webinaru prywatnie, a które warto opublikować i odpowiedzieć w sposób widoczny dla całej widowni. Organizator może także publikować ogłoszenia – czyli wiadomości widoczne dla wszystkich.
  • Napisy (funkcja dostępna, na ten moment wyłącznie w języku angielskim)

Z perspektywy organizatora, warto również zwrócić uwagę na raporty po wydarzeniu. Dzięki nim zyskujemy wgląd w statystyki zaangażowania uczestników, a także zapis sesji pytań i odpowiedzi.

Organizacja – prosta i intuicyjna

Organizacja Microsoft Teams Live Events

Choć na pierwszy rzut oka to, co widzi organizator może wyglądać jak rozbudowany program do edycji wideo, to w rzeczywistości kilka podstawowych opcji pozwalających kontrolować przebieg wydarzenia. Podział na dwa ekrany pozwala rozróżnić treść, która oczekuje na prezentację (kolejka materiałów na lewym ekranie), od tego, co widzą uczestnicy na żywo (prawy ekran).

Dolna sekcja to pogląd osób zaangażowanych w produkcję lub prezenterzy. W dowolnym momencie wybrany prezenter może pokazywać prezentację lub udostępniać to co widzi na ekranie – podobnie jak podczas spotkania w Microsoft Teams, również wybierając element do udostępnienia.

Uczestnik może dołączyć do wydarzenia na dwa sposoby:

Dołącz do spotkania
  • Poprzez aplikację zainstalowaną na komputerze lub smartfonie – Microsoft Teams
  • Obejrzeć wydarzenie przez zwykłą przeglądarkę internetową

Zależnie od tego jakie uprawnienia dla danego zdarzenia nadał organizator, uczestnik może do niego dołączyć logując się na swoje konto w organizacji lub dołączyć anonimowo. Nie ma wówczas potrzeby podawania przez niego adresu e-mail, wystarczy że wybierze przyjazną dla niego nazwę na czas webinaru.

Tak wygląda okno webinaru z perspektywy uczestnika: uczestnik to prezentacja i pole do zadawania pytań:

webinar z perspektywy uczestnika

Z perspektywy przyszłości

Microsoft Teams Live Events jest usługą bardzo rozwojową, w której co jakiś czas pojawiają się nowe, przydatne funkcje. Ostatnio zostało udostępnione wirtualne „podniesienie ręki”, co z pewnością będzie przydatne w sytuacji, gdy ktoś będzie chciał zadać pytanie w trakcie kilkuosobowego spotkania. Sama aplikacja Microsoft Teams jest coraz bogatsza w nowe usługi firm trzecich, które synchronizują się z profilem użytkownika. Możliwość na przykład rozbudowania analityki po zrealizowanym webinarze w usłudze Live Events stanowi otwarty cel dla zewnętrznych deweloperów dostarczających oprogramowanie zewnętrzne.

O samym narzędziu Microsoft Teams, jego administracji i konfiguracji opowiemy w trakcie warsztatu on-line – 28.05.2020 r.: https://integritypartners.pl/event/administracja-microsoft-teams/

Więcej na temat usługi Teams Live Events można przeczytać na stronie: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-live-events/what-are-teams-live-events