By zachować zgodność ze standardami biznesowymi i przepisami branżowymi, ważne jest, aby organizacja chroniła poufne informacje, aby zapobiec ich nieumyślnemu ujawnieniu. Poufne informacje mogą obejmować dane finansowe, dokumentację medyczną, numery kart kredytowych, numery ubezpieczenia społecznego i oceny pracowników. Zasady zapobiegania utracie danych (DLP) służą do identyfikowania, monitorowania i automatycznej ochrony poufnych informacji na platformie Microsoft 365. Funkcja DLP pomagają zapobiegać przypadkowemu udostępnianiu przez użytkowników poufnej zawartości, a nie celowemu udostępnianiu poufnej zawartości.

Zasady DLP mogą:

1. Zidentyfikować poufne informacje w wielu lokalizacjach, w tym:
   1. Exchange Online
   2. SharePoint Online
   3. OneDrive for Business
   4. Microsoft Teams
   5. Urządzenia z systemem Windows
2. Monitorować i chronić poufne informacje w programach Excel, PowerPoint, Word i Outlook.
3. Zapobiegać przypadkowemu udostępnieniu poufnych informacji.
4. Edukować użytkowników w zakresie zachowania zgodności bez przerywania przepływu pracy.
5. Tworzyć alerty i raporty DLP przedstawiające zawartość zgodną z zasadami DLP organizacji.

Dzięki regułom DLP, narzędzie identyfikuje, monitoruje i automatycznie chroni poufne informacje w lokalizacjach takich, jak:

• usługi Microsoft 365: Teams, Exchange, SharePoint i OneDrive,
• aplikacje biurowe pakietu Office: Word, Excel i PowerPoint,
• punkty końcowe z systemem Windows 10,
• aplikacje chmurowe firm innych, niż Microsoft,
• lokalne udziały plików i lokalny SharePoint.

Poufne elementy są identyfikowane dzięki dogłębnej analizie zawartości, a nie wyłącznie prostego skanowania tekstu. Data Loss Prevention wykorzystuje algorytmy uczenia maszynowego i inne, inteligentne metody identyfikowania treści.