Miesiąc: listopad 2020

Każda osoba zajmująca się adopcją Microsoft Teams, czy w ogóle Microsoft 365 mierzy się z jednym wyzwaniem, które nie jest łatwe do przeskoczenia – jak dobrze mierzyć postęp i zmierzyć efektywność (KPI)?

Do tej pory, chyba najczęściej stosowanym rozwiązaniem, było

odpytywanie użytkowników np. poprzez ankiety w Microsoft Forms o ich subiektywną opinie,
dla tych bardziej zaawansowanych i skupionych na procesie adopcji – przeglądanie logów z wykorzystania np. Teams. Największy problem z tym związany – jest to zdecydowanie żmudne i niewdzięczne narzędzie, jeżeli nie posiadamy np. PowerBI.
wbudowane raporty wykorzystania usługi (usage) w PowerBI – to akurat całkiem fajna rzecz.

Wszystko to co powyższe, może być właśnie znacząco rozszerzone dzięki Wskaźnikowi Produktywności (Productivity Score), który właśnie wszedł w GA (global availability – pełne wsparcie i gotowe do wykorzystania produkcyjnego)!

Co to jest Wskaźnik Produktywności (Productivity Score)?

W dużym skrócie – dosyć obszerny raport, który pokazuje na bieżąco jak z Office 365 korzystają nasi użytkownicy. Mamy dostępny podział na komunikację, spotkania i tym podobne. Na podstawie między innymi logów dziennika zdarzeń, otrzymujemy dane, dotyczące poziomu zaawansowania i ogólnej efektywności pracy z wykorzystaniem narzędzi Microsoft 365.

Wszystkie elementy są następnie zsumowane i w efekcie zaprezentowana jest jedna metryka (procentowa), która ma +/- pokazać nam, jak dużo pracy przed nami, albo czy możemy wystąpić o premię z racji dobrze wykonanej pracy 😁

Od razu uprzedzę – możecie kojarzyć rozwiązanie takie jak Workplace Analytics (mimo że do tej pory nie spotkałem się z nim w Polsce) – to nie jest to samo! Productivity Score jest dostępny bez dodatkowych licencji 🙂

No dobra, to co za informacje się tam znajdują?

A trochę tego jest – oprócz ogólnego podsumowania, mamy podział na kilka kategorii.

Komunikacja

Pierwszy kafelek pokazuje informacje o szeroko pojętej komunikacji w organizacji – z czego korzystają użytkownicy (poczta e-mail, Microsoft Teams, Yammer), jak z nich korzystają:

wzmianki,
wiadomości w kanale,
chaty prywatne,
posty

w końcu… – kto dokładnie z tego korzysta (czyli tzw. 'surówka’ – dane z podziałem na osoby i liczby, pokazujące np. ilość wiadomości chat). Pokazywane są szczegółowe dane z ostatnich 28 dni (ogólny wskaźnik zawiera historię aż 180 dni wstecz!).

Spotkania

Drugi dostępny wykres dotyczy spotkań – i osobiście uważam, że są to jedne z bardziej przydatnych informacji w kontekście adopcji.

Po rozwinięciu dostajemy informacje o tym ilu użytkowników ma włączone kamerki, ilu udostępnia ekran, jak długo trwają spotkania itd. Podobnie jak w przypadku komunikacji – dane szczegółowe z ostatnich 28 dni, historycznie z ostatni 180 dni (podsumowanie wyniku).

Współpraca nad zawartością

Kolejny świetny raport, pokazujący jak na plikach pracuje się w naszej organizacji. Wszyscy wspólnie powinniśmy powiedzieć 'NIE!’ dla załączników w mailach (chyba, że inteligentne załączniki do OneDrive 😉).

Otrzymujemy informację o tym gdzie znajdują się pliki np. – Microsoft SharePoint/OneDrive,
czy osoby korzystają z załączników fizycznych, czy osadzają linki,
jak wygląda udostępnianie na zewnątrz.

Teamwork – praca zespołowa

Ktoś wspomniał Microsoft Teams? Raport pokazujący pracę zespołową – jak się komunikujemy zespołowo, ile mamy aktywnych kanałów/użytkowników i czy w ogóle z Teams korzystamy.

Ciekawostka – coś nie do końca się udało wszystkie elementy przetłumaczyć na nasz rodzimy język 😉 Zdecydowanie polecam całą usługę w języku angielskim.

Mobilność

Kiedyś odważyłbym się powiedzieć, że bardzo ważny element, ale w momencie jak i tak mamy siedzieć w domu…

Ostatni pulpit w kategorii 'Doświadczenia ludzi’ pokazuje nam mobilność w organizacji

z jakich platform korzystają użytkownicy (aplikacje Windows, web, apki na komórki/tablety), które dominują i – o ironio – ile osób pracuje zdalnie (bezużyteczny wskaźnik obecnie 😄). Ponownie 28 dni wstecz mamy dane szczegółowe, główny wskaźnik pokazuje zmianę na przestrzeni ostatniego pół roku.

Obsługa technologii – 3 dodatkowe raporty

Dostajemy też trochę danych odnośnie samej technologii – jak wygląda jakość łącza, czy nasi użytkownicy mają wspierane wersje oprogramowania i w końcu – jak wydajne są nasze urządzenia. Aby ostatnia ze wspomnianych funkcji działała, trzeba najpierw uruchomić analizę punktów końcowych z poziomu Intune (Endpoint Manager) – też już dostępną w GA.

Specjalny raport – ciągłość biznesowa

I tutaj wielkie wow – ogromny raport, który został przygotowany specjalnie na potrzeby przystosowania pracy podczas pandemii. Myślę, że na temat tego jednego punktu możnaby zrobić osoby artykuł…

Multum przydatnych informacji – jak długo nasi pracownicy współpracują w ciągu tygodnia, w jakich godzinach, czy spotkania są skuteczne (+10 punktów do tego jednego raportu, jak zostanę dodany do kolejnego spotkania, które powinno być mailem to idę na urlop 😐…) i co ważne – dostajemy również informacje jak możemy wpłynąć na poprawę tych wyników.

Polecam artykuł z marca tego roku, który wchodzi w szczegóły pracy zdalnej (link na końcu tego wpisu).

Podsumowanie i jak to włączyć?!

No właśnie, do brzegu, bo trochę się rozpisałem…

Wskaźnik produktywności wyszedł już z fazy preview i jest dostępny dla każdej organizacji korzystającej z subskrypcji Office 365/Microsoft 365. Ale – trzeba go włączyć 😉

Jeden z adminów (nie musi być global, wystarczy nawet raport reader) musi przejść do panelu administracyjnego usługi i w zakładce raporty kliknąć w odpowiednią opcję. Po włączeniu musimy odczekać parę godzin, aby dane zostały zebrane i przedstawione w postaci ładnego raportu. Na szczęście tylko kilka godzin, a nie np. tydzień czy dwa (pozdrawiam trainable classifiers ❤).

Rozwiązanie jest jeszcze świeże i z pewnością będzie rozwijane. Jeżeli prowadzicie adopcję chmury w swojej organizacji (jeżeli nie to jesteście trąba) – jest to świetny dodatek, aby spojrzeć jakie są efekty waszej pracy 😉

Polecam! ✌

Zapraszamy również do kontaktu z nami: Kontakt

__________________________________________________________________________

PS. Obiecane zasoby niżej – link do opisu produktu, dokumentacji oraz fajny artykuł z początku roku o którym wspominałem
https://adoption.microsoft.com/productivity-score/

https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/productivity/productivity-score?view=o365-worldwide
https://insights.office.com/workplace-analytics/remote-work-data/