Jak wskazuje opracowanie PWC kluczowe cechy firm, pozwalające jej wzrastać, opierają się na pomiarach, optymalizacji kosztów i zwiększaniu efektywności. W tradycyjnej pracy „w biurze” mamy poczucie kontroli – widzimy jak intensywnie współpracujemy w zespole, kiedy zadania zaczynają się spiętrzać, a kiedy pojawia się przestrzeń na pracę bardziej kreatywną.
W momencie gdy z dnia na dzień zamknięto nas w czterech ścianach i zalecono pracę zdalną z uwagi na koronawirusa, pierwsze dni obfitowały w odkrywanie nowej rzeczywistości. Jednak z każdym kolejnym tygodniem, niektórzy przełożeni szukali odpowiedzi na pytanie, jak pracownicy planują swój czas i realizują przydzielone zadania. Dziś o narzędziu, które raportuje to, czego nie widać.
Anonimizacja – przede wszystkim!
Z perspektywy RODO może się wydawać, że działania mające na celu „śledzenie” aktywności pracowników mogą budzić wątpliwości. Jakiego stopnia kontrola będzie więc zgodna z prawem i zasadami społecznymi? Gdzie pojawia się granica między rozliczaniem obowiązków służbowych a naruszeniem prywatności? Z pomocą i odpowiedzią przychodzi usługa Wokplace Analytics dostarczana przez Microsoft.
Microsoft Workplace Analytics to usługa oparta na chmurze, która zapewnia administratorom wgląd w analitykę pracy zespołu. Ma ona na celu odpowiedzieć na pytanie, jak pracownicy spędzają czas i z kim. Na podstawie tych danych przełożony jest w stanie opracować skuteczną strategię zarządzania zespołem, która odpowiednio zaangażuje pracowników, a tym samym pomoże zwiększyć ich produktywność. Proces ten odbywa się poprzez analizę wytwarzanych danych (zdarzeń, spotkań, ilości konwersacji) publikowanych w usłudze Office 365. Usługa może również działać w oparciu o dodatkowe dane organizacyjne, przygotowane uprzednio np. przez zespół HR.
Wszystkie metryki bazujące na danych z usługi Office 365 oraz danych organizacji, są anonimowe. Poniższy przykład przedstawia jeden wiersz z raportu „Osoby” utworzonego przez Workplace Analytics.
W tym przykładzie aplikacja Workplace Analytics oblicza czas pracy wybranego pracownika. Generowany raport ukazuje jego liczbę godzin „po godzinach” pracy, czas pracy przy e-mail’ach oraz jakiego działu i funkcji dotyczy rekord. Informacje te są anonimowe. Identyfikator osoby jest pseudonimizowany za pomocą wygenerowanego kryptograficznie identyfikatora pochodzącego z adresu e-mail tej osoby w usłudze Office 365.
Warto zaznaczyć, że w przypadku mniejszych organizacji Microsoft nie zezwala na szczegółowe śledzenie pozostałych kategorii, tak jak podano w tym przypadku – funkcja w firmie, stanowisko.
Co i jak analizuje Workplace Analytics?
Czy pracownicy spędzają wystarczająco dużo czasu ze swoimi managerami?
Analiza częstotliwości spotkań w określonym czasie. Czas obliczany dla każdego pracownika miesięcznie i uśredniany tygodniowo.
Czy pracownicy pracują po godzinach?
Praca po godzinach to liczba godzin, które pracownicy spędzają na spotkaniach i za pośrednictwem poczty elektronicznej poza godzinami pracy. Wykorzystuje godziny pracy ustawione w ustawieniach kalendarza programu Outlook pracownika.
Czy pracownicy są „przytłoczeni” przez dużą ilość e-maili?
Pracownicy, którzy spędzają co tydzień ponad 10 godzin na e-mailach.
Czy pracownicy są obciążani długimi i dużymi spotkaniami?
Liczba pracowników, którzy spędzają ponad 50 procent całkowitego czasu spotkania na długich lub dużych spotkaniach, podzielona przez całkowitą liczbę uczestników. Długie spotkania są planowane na ponad godzinę. Duże spotkania to te, w których bierze udział więcej niż osiem osób.
Czy pracownicy mają czas na skupienie?
Liczba pracowników, którzy mają mniej niż 20 godzin dostępnego czasu na ukierunkowaną pracę, podzielona przez wszystkich pracowników. Czas skupienia ma miejsce, gdy pracownicy mają dwie lub więcej kolejnych godzin bez spotkań.
Interakcje managerów z innymi działami.
Analiza interakcji zespołów menedżerów (poza ich własnym), z którymi miał on znaczące interakcje w ciągu ostatnich 28 dni. Znaczącą interakcję definiuje się jako e-mail lub spotkanie, które obejmuje od dwóch do pięciu osób.
Jak wygląda współpraca z innymi działami?
To liczba godzin, które pracownicy spędzają na spotkaniach i wysyłają e-maile co najmniej jednej osobie spoza własnego działu.
Czy pracownicy szybko dzielą się informacjami?
Komunikacja jeden na jednego to połączenie wiadomości e-mail i wiadomości błyskawicznych wysyłanych między dwoma pracownikami. Ta wiedza uwidacznia pracowników, którzy spędzają mniej niż 10 procent komunikacji jeden na jeden przez Teams. Jest to obliczane jako odsetek wysłanych wiadomości błyskawicznych jeden na jednego podzielone przez całkowitą liczbę wysłanych wiadomości błyskawicznych jeden na jeden i wiadomości e-mail.
Czy pracownicy budują zewnętrzną sieć kontaktów?
Sieć zewnętrzna to liczba osób spoza firmy, z którymi pracownik miał co najmniej dwie znaczące interakcje w miesiącu. Ta analiza zwraca uwagę na pracowników, którzy w ciągu miesiąca mieli więcej niż pięć kontaktów z osobami z zewnątrz.
Jak wygląda współpraca z klientami w Twojej firmie?
Godziny współpracy zewnętrznej to liczba godzin spędzonych przez pracowników na spotkaniach i e-mailach z co najmniej jedną osobą spoza firmy. Ta analiza zwraca uwagę na grupy, które spędzają dużą część swojej ogólnej współpracy z osobami spoza firmy.
Ale to już było? Czyli o MyAnalytics.
Pewnie niektórzy z Was zauważyli, że w Outlook co jakiś czas pojawiają się krótkie podpowiedzi od usługi MyAnalytics o tym, że w ostatnim czasie mamy zaplanowanych wiele spotkań… i może warto uprzednio zaplanować jakiś czas na skupienie? Analogicznie, usługa monitoruje także na przykład ile osób odczytało naszego e-maila. Wreszcie, co jakiś czas wysyła krótki raport:
Przykładowy raport MyAnalytics
Czym więc różni się MyAnalytics od Workplace Analytics?
MyAnalytics daje pracownikom wgląd w dwa kluczowe czynniki wpływające na produktywność osobistą – jak spędzają czas i z kim go spędzają. Pomaga i sugeruje wdrożenie odpowiednich praktyk dla odpowiedniej organizacji własnego czasu pracy przy jednoczesnym zachowaniu poziomu produktywności.
Usługa Workplace Analytics pomaga zrozumieć, w jaki sposób organizacja inwestuje swój czas, na przykładzie tego w jaki sposób komunikują się ze sobą i działają jej pracownicy. Jest zalecana dla większych organizacji i skierowana do osób zarządzających.
[caption id="attachment_1933" align="aligncenter" width="1500"] Przykładowy raport Workplace Analytics[/caption]
Czy czeka nas kontrolowanie pracy zdalnej?
Microsoft Workplace Analytics jest usługą bardzo rozwojową i sprawdza się szczególnie w dużych organizacjach. Mimo, że w Polsce jej popularność dopiero raczkuje, to na świecie zyskała już wielu swoich zwolenników. Może się jednak wkrótce okazać, że i dla dużych firm w Polsce będzie to obowiązkowy punkt inwestycji nie zaś pod kątem kontroli, lecz zobrazowania procesów zachodzących w firmie i zwiększenia produktywności pracowników.
Więcej na temat usługi dostępne na stronie Microsoft.Zachęcamy również do zapoznania się z dokumentacją [wersja angielska]
Usługa Microsoft Workplace Analytics dostępna jest obecnie jako oddzielna usługa. Skontaktuj się z nami, a przedstawimy ofertę jej uruchomienia w Twojej organizacji.
Czytaj więcej